1. Przedmiot Regulaminu
1.1. Organizatorami Konferencji pod nazwą „Executive Summit 2021” (dalej „Konferencja” i „EXS2021”) jest firma: HEXAGON DIGITAL Sp. z o.o., ul. Klimczaka 1, 02-797 Warszawa (dalej „Organizator”).
1.2. Konferencja – w zakresie rejestracji Uczestników – prowadzona jest za pośrednictwem strony internetowej, znajdującej się pod adresem: www.executivesummit.eu (dalej „Portal”).
1.3. Konferencja odbywa się w oparciu o przepisy niniejszego regulaminu (dalej „Regulamin”).
1.4. Regulamin określa warunki uczestnictwa w Konferencji. Jeżeli warunki uczestnictwa zostaną określone także w innych dokumentach (np. w opisie Konferencji, regulaminie obiektu), Regulamin ten uzupełni dokumenty i znajdzie zastosowanie w zakresie w nich nieuregulowanym. W przypadku gdy określone uczestnictwo w Konferencji oraz usługi z nim związane są odpłatne ww. dokumenty opisują warunki wykonania i rozliczenia wzajemnych świadczeń.
1.5. W razie wątpliwości akceptację Regulaminu wyraża się także poprzez sam udział w Konferencji lub wpłatę wynagrodzenia za uczestnictwo w Konferencji lub usługi z nią związane.
1.6. Uczestnikiem może być wyłącznie osoba pełnoletnia, chyba że Organizator udzieli indywidualnej zgody na uczestnictwo także innym osobom. W przypadku umożliwienia uczestnictwa w Konferencji osobie poniżej 13 roku życia, za przestrzeganie przez nią warunków Regulaminu odpowiada jej prawny opiekun.
2. Rejestracja i uczestnictwo w Konferencji
2.1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest rejestracja danej osoby przez formularz zgłoszeniowy Rejestracja wymaga prawidłowego wypełnienia formularza rejestracyjnego (dalej: „Formularz Rejestracyjny”) znajdującego się na Portalu i zatwierdzeniu go zgodnie z funkcjonalnościami Portalu
2.2. Organizator określa w formularzu zgłoszeniowym, zamówieniu lub w inny sposób, wymagania i dane Uczestnika konieczne do rejestracji na Konferencje, nabycia prawa uczestnictwa w Konferencji lub do skorzystania z określonych usług.
2.3. W przypadku dokonywania rejestracji w imieniu innej osoby i wprowadzania cudzych danych, osoba wprowadzająca te dane gwarantuje, iż uzyskała odpowiednie upoważnienia do rejestracji, założenia konta lub złożenia oświadczeń wymaganych do rejestracji, a także odpowiada za wszelkie skutki wprowadzania danych niezgodnie z takim upoważnieniem. W przypadku dokonywania rejestracji dla więcej niż jednej osoby, osoba dokonująca rejestracji powinna dokonać odrębnych zgłoszeń dla każdej z nich (z odrębnym kontem/adresem e-mail dla każdej osoby rejestrowanej na Konferencję).
2.4. Dla niektórych rodzajów uczestników np. dziennikarzy, wystawców, gości, prelegentów lub nabywców usług Strefy VIP/Premium, Organizator może przewidzieć specjalne zasady rejestracji lub dostępu do obiektów, w szczególności polegające na ich rejestracji przez samego Organizatora lub na zastosowaniu dodatkowych identyfikatorów potwierdzających prawo do danych usług
2.5. Dane Uczestnika zbierane podczas rejestracji oraz w związku z uczestnictwem w Konferencji będą przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności Organizatora, która stanowi integralną cześć niniejszego Regulaminu. Każdy Uczestnik winien zapoznać się z Polityką Prywatności dostępną pod następującym linkiem.
3. Prawa i obowiązki Organizatora i Uczestników
3.1. Organizator zapewnia uczestnikowi dostęp do odpowiednich części obiektu, w których Konferencja ma miejsce oraz odpowiednią do charakteru Konferencji formę uczestnictwa i kontaktu z innymi uczestnikami
3.2. Ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, komfortu i możliwości weryfikacji uprawnień Uczestników, Organizator identyfikuje ich np. za pomocą indywidualnych kont w serwisie rejestracji on-line lub imiennych identyfikatorów. Organizator zastrzega sobie prawo kontroli i weryfikacji tożsamości Uczestnika oraz jego uprawnień do wejścia do obiektu lub usług związanych z Konferencją np. w formie żądania okazania identyfikatora. Jeżeli Uczestnik w ramach rejestracji nie podał wszystkich wymaganych danych, odmówi okazania identyfikatora lub powstaną wątpliwości co do zgodności jego danych z danymi na okazanym identyfikatorze, Organizator uprawniony jest do kontroli i weryfikacji tożsamości w inny dostępny sposób np. poprzez wylegitymowanie Uczestnika podczas Konferencji.
3.3. Przebieg Konferencji będzie utrwalany fotograficznie oraz za pomocą urządzeń audio/video, w tym może być transmitowany w radio, telewizji lub za pomocą innych środków umożliwiających publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym (np. w sieci Internet). Uczestnictwo w Konferencji jest jawne, a zatem sylwetka lub wizerunek Uczestnika ujęte indywidualnie lub jako element większej całości mogą być intencjonalnie lub przypadkowo udokumentowane fotograficznie, dźwiękowo lub filmowo, a materiały uzyskane w ten sposób mogą być rozpowszechniane przez Organizatora oraz przedstawicieli prasy w celach informacyjnych i promocyjnych związanych z Konferencją. Niezależnie od powyższego, przebieg Konferencji może być też monitorowany ze względów bezpieczeństwa.
4. Zasady porządkowe
4.1. Uczestnicy mogą poruszać się po terenie obiektów wyłącznie w ramach ogólnodostępnych i tak oznaczonych przestrzeni i ciągów komunikacyjnych, zgodnie z instrukcjami Organizatora i zarządcy obiektu.
4.2. Z zastrzeżeniem szczególnych warunków obowiązujących w wydzielonych częściach obiektów, w których odbywa się Konferencja lub indywidualnej zgody organizatora, na terenie obiektów obowiązuje zakaz: palenia tytoniu, używania papierosów elektronicznych i spożywania alkoholu, blokowania ciągów komunikacyjnych i ewakuacyjnych, używania otwartego ognia i butli gazowych, korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, wnoszenia na teren ekspozycji substancji chemicznych, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz przejść ewakuacyjnych. O warunkach i lokalizacji miejsc w jakich może zostać dopuszczone palenie papierosów, spożywanie alkoholu lub inne z ww. zachowań, decyduje wyłącznie Organizator.
4.3. Zakazane jest wnoszenie do obiektów, w których Konferencja ma miejsce: broni, materiałów pirotechnicznych oraz innych materiałów niebezpiecznych, w tym mogących doprowadzić do pożaru, zniszczenia mienia lub naruszenia zdrowia uczestnika lub innych osób. Dotyczy to także urządzeń i materiałów związanych z montażami, adaptacjami lub demontażami, które mogą wiązać się z wykorzystaniem wysokich temperatur lub łatwopalnych chemikaliów. W uzasadnionych przypadkach wniesienie do obiektów ww. urządzeń lub materiałów możliwe będzie za specjalnym zezwoleniem Organizatora i zarządcy obiektu oraz pod warunkiem zapewnienia ich używania przez osoby dysponujące odpowiednimi upoważnieniami i zabezpieczeniem. Poza przypadkami wyraźnie dozwolonymi przez Organizatora, zakazane jest przemieszczanie lub wynoszenie z obiektów lub wyznaczonych przez Organizatora miejsc, jakiegokolwiek wyposażenia obiektów lub wyposażenia związanego z przebiegiem danej Konferencji.
4.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zabezpieczenie osób i mienia, a zatem za wypadki osób, kradzieże ani uszkodzenia mienia na terenie obiektów, w których odbywa się Konferencja, chyba że szkody z nimi związane zostały zawinione wyłącznie przez Organizatora lub Organizator zobowiązał się do określonych zabezpieczeń w odrębnym zleceniu.
4.5. Organizator uprawniony jest do nie wpuszczenia na teren obiektu, w którym odbywa się Konferencja lub do usunięcia z obiektu osoby w stanie nietrzeźwym lub pod wpływem innych środków odurzających, osoby, które legitymują się identyfikatorem osoby trzeciej, odmawiają okazania identyfikatora lub innego dokumentu tożsamości, a także każdej osoby, której zachowanie wiąże się z agresją, naruszeniem zasad współżycia społecznego, ryzykiem dla dóbr osobistych, mienia, zdrowia, porządku lub moralności publicznej. W powyższych przypadkach Organizator uprawniony jest do zgłoszenia danego przypadku służbom porządkowym lub organom ścigania. Organizator nie odpowiada za szkody uczestników wynikające z nie wpuszczenia lub usunięcia danej osoby z obiektu, w którym odbywa się Event; nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych w związku z takim uczestnictwem opłat.
5. Wystawcy
5.1. Prawo udziału w Konferencji w charakterze wystawcy oraz rezerwację odpowiedniej powierzchni nabywa się na podstawie odpowiedniego zlecenia/zamówienia usług związanych z Konferencją. Wystawcą jest Uczestnik z prawem i obowiązkiem korzystania z określonej powierzchni obiektu lub czasu prelekcji na własne cele informacyjne lub marketingowe.
5.2. O lokalizacji powierzchni wystawienniczej decyduje Organizator. Marki, materiały reklamowe, przedmioty i sposób ich eksponowania w ramach czasu lub powierzchni wystawienniczej wymagają akceptacji Organizatora w zakresie ich zgodności z charakterem Konferencji.
5.3. Wystawca adaptuje powierzchnię w sposób estetyczny i kompletny, odpowiednio do charakteru Konferencji oraz właściwości obiektu.
5.4. Udostępnienie czasu lub powierzchni wystawienniczych innym podmiotom wymaga zgody Organizatora.
5.5. Wystawca zobowiązuje się do wykonania niezbędnych montaży, adaptacji i demontaży w ramach czasowych wyznaczonych przez Organizatora oraz zarządcę obiektów, w których odbywać się będzie Konferencja, nie wykraczających jednak poza okres umówiony w zleceniu usług związanych z Konferencją. W szczególności montaże i adaptacje nie mogą zakłócać przygotowań Organizatora lub innych uczestników i muszą być zakończone przed rozpoczęciem Eventu, a demontaże musza nastąpić do końca ostatniego dnia danego uczestnictwa w Evencie. W całym okresie umówionym w zleceniu, ekspozycje przeznaczone dla powierzchni wystawienniczych musza być dostępne dla innych uczestników Eventu zgodnie z przeznaczeniem.
6. Postanowienia końcowe i reklamacje
6.1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołana, skrócenia, zmiany terminu lub harmonogramu/agendy Konferencji w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej przeprowadzenie Konferencji lub w przypadku wystąpienia zagrożenia dla życia lub zdrowia uczestników. W powyższych przypadkach Organizator nie odpowiada za szkody uczestników wynikające z odwołania lub zmian terminów Konferencji w tym za koszty związane z transportem lub rezerwacjami hotelowymi; nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych już opłat/wynagrodzeń za rezerwacje pakietów, miejsc lub inne świadczenia, w tym w zakresie w jakim pokrywają poniesione już koszty Organizatora.
6.2. Wszelkie reklamacje związane z realizacją praw Uczestników związanych z uczestnictwem w Konferencji mogą być zgłaszane Organizatorowi na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres [email protected], najpóźniej w terminie 3 dni od zakończenia Konferencji, nie później jednak niż 3 dni od wystąpienia okoliczności będącej przyczyną reklamacji.
6.3. Wszelkie zmiany Regulaminu ogłaszane będę w formie w jakich został on udostępniony pierwotnie uczestnikom, w miarę możliwości z 2 – tygodniowym wyprzedzeniem.