Kto jest administratorem danych
Administratorami danych osobowych są wspólnie — jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO:
HEX-NET Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-797), ul. Franciszka Klimczaka 1, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001191786, REGON 542599939, NIP 9512628812;
HEXAGON NETWORK INT LTD z siedzibą w Londynie, Ealing Cross, 1st Floor, 85 Uxbridge Road, London W5 5TH, Wielka Brytania, wpisana do rejestru Companies House pod numerem 16085570.
W sprawach danych osobowych napisz na [email protected] albo listownie na adres siedziby HEX-NET Sp. z o.o.
Pamięć przeglądarki i statystyki
Strona nie korzysta z narzędzi analitycznych firm trzecich (np. Google Analytics), pikseli reklamowych ani zewnętrznych czcionek — wszystkie pliki wczytujemy z naszego serwera.
Niezbędne (bez zgody): w pamięci przeglądarki zapisujemy Twój wybór w sprawie statystyk (localStorage „exs:zgody”) oraz informację, że animacja powitalna została już pokazana (sessionStorage). Nie służą one do identyfikacji.
Statystyki (tylko za Twoją zgodą): liczymy odwiedziny we własnym systemie HEX-NET (hex-admin) na naszym serwerze. Zapisujemy losowy identyfikator przeglądarki (localStorage „exs:sid”) i sesji (sessionStorage), odwiedzone podstrony i czas na nich, źródło wejścia (strona odsyłająca spoza witryny, parametry kampanii UTM, identyfikatory kliknięć gclid, fbclid i li_fat_id), rozmiar ekranu, język przeglądarki oraz kliknięcia w linki kontaktowe i zewnętrzne. Podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Możesz ją w każdej chwili wycofać w „Ustawieniach prywatności” w stopce strony — identyfikator zostanie wtedy usunięty z przeglądarki.
Jeśli wejdziesz na stronę z linku w naszej wiadomości e-mail, który zawiera osobisty token (parametr mr_o), i zgodzisz się na statystyki, możemy powiązać wizytę z Twoim kontaktem w naszej bazie (CRM). Token usuwamy z adresu strony od razu po wejściu.
Serwer zapisuje standardowe dane techniczne każdego zapytania (adres IP, datę i godzinę, adres podstrony, typ przeglądarki). Używamy ich wyłącznie do zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego działania strony (prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i przechowujemy krótko.
Kontakt, formularze i newsletter
Jeśli piszesz do nas lub dzwonisz, przetwarzamy dane, które nam przekażesz (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości), aby odpowiedzieć i prowadzić dalszą korespondencję. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a gdy rozmowa dotyczy umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Formularze na stronie (kontakt, rejestracja na bilety, weryfikacja Visitor Pass, zgłoszenie wystąpienia, partnerstwo, akredytacja, newsletter) zapisują zgłoszenie w naszym systemie obsługi zapytań (hex-admin) na naszym serwerze: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie telefon i nazwę firmy, treść wiadomości i pozostałe pola formularza (np. pakiet, temat i opis wystąpienia, krótkie bio, link do profilu), treść wyrażonej zgody, adres podstrony, z której wysłano formularz, a jeśli zgodziłeś się na statystyki — także źródło wejścia (parametry UTM i strona odsyłająca). Do ochrony przed nadużyciami zapisujemy skrót (hash) adresu IP, a z nagłówków przeglądarki — typ urządzenia i przeglądarki oraz przybliżony kraj; te dane techniczne usuwamy po 12 miesiącach. Na podstawie domeny adresu e-mail możemy przypisać zgłoszenie do firmy w naszej bazie kontaktów i ustalić, jak pilnie odpowiedzieć. Podstawą przetwarzania danych z formularzy jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać, pisząc na [email protected] — wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Dane z korespondencji przechowujemy do czasu załatwienia sprawy, a potem przez okres, w którym mogą być potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wynika to z przepisów.
Konferencja i Gala
Dane z rejestracji przetwarzamy, aby potwierdzić udział, wystawić dokumenty sprzedaży i zorganizować konferencję oraz Galę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a dokumenty księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Zgłoszenia do konkursu Dyrektor Marketingu Roku odbywają się na stronie konkursu — tam opisane są zasady przetwarzania danych w tym procesie.
Jeśli poprosisz o newsletter, zapiszemy Twój adres e-mail na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Możesz ją wycofać w każdej chwili — wystarczy odpowiedzieć na dowolną wiadomość albo napisać do nas.
Odbiorcy i przekazywanie danych poza EOG
Dane mogą otrzymać podmioty, które przetwarzają je na nasze zlecenie: dostawcy hostingu, poczty elektronicznej i usług informatycznych oraz biuro księgowe — wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania usługi.
Współadministrator HEXAGON NETWORK INT LTD ma siedzibę w Zjednoczonym Królestwie. Przekazywanie danych do Zjednoczonego Królestwa odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w tym państwie (art. 45 RODO).
Twoje prawa
Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie — nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), a w sprawach dotyczących HEXAGON NETWORK INT LTD — do Information Commissioner’s Office (ICO) w Wielkiej Brytanii.
Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania strony albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem.